Esimerkkibudjetti

Larpin budjetin suunnittelu

(Jutun kirjoittaja eli Elli on tarkistanut läpi kymmenien larppien budjetit, mutta tämä kuitenkin vain Ellin näkemys asioihin!)

Budjettikaava viikonloppupeli

+ Pelipaikan vuokrahinta
+ Koko viikonlopun ruoka 12 € / osallistuja (2022. Muista laskea mukaan kaikki osallistujat, kuten henkilökunta ja pelinjohto. Hinta sis 2x iltapala, 2x aamupala, lounas & päivällinen, ruoka kouluruokatyylistä joillain kivoilla ekstroilla)
+ Matkakorvaukset 0-250 €
+ Tulostuskustannukset 0-60 €
+ Tarvikkeet / lavasteet 20-500 €
+ Tarvittaessa auto/pakuvuokra 50-350 €
+ Tarvitaanko jotain muuta erityistä peliä varten? Esim. pelaajatapaamisen paikan vuokrahinta?
+ Hätävara 10-150 €
= MENOT

Menot / maksavien osallistujien määrä = pelimaksu

Sivun lopussa kaavalla laskettu esimerkkibudjetti.

Mietintöjä budjetista

Ruoka
Ruokaan tarvittavan rahan määrään vaikuttavat mm. seuraavat seikat:

Montako ateriaa tarjotaan? Mitkä ateriat tarjotaan? Tarvitaanko perus ateriaruokien lisäksi esim. juomia bileisiin tai muuta vastaavaa?
Millaista ruokaa tarjotaan? Onko halvinta mahdollista mössöä vai fiini illallinen? Tarjotaanko aamupalalla pelkkää leipää vai monipuolisesti lisäksi esim. leivänpäällisiä, hedelmiä, jugurttia, kananmunia ja hilloa puuron kanssa? Onko kahvia ja teetä koko ajan tarjolla vai vaan esim. aamulla tai ei ollenkaan? Onko kasvisruokaa vai liharuokaa? Onko possun jauhelihaa vai naudanpihviä? Onko soijarouhetta vai Vöneriä? Kaikkien näiden välillä voi olla todella valtava (moninkertainen) ero hinnassa.
Kuinka paljon työvoimaa ja aikaa keittiössä on? Jos työvoimaa ja aikaa on paljon, voi ostaa vähemmän prosessoidut eli edullisemmat tuotteet, kuten pesemättömät ja kuorimattomat perunat. Jos taas henkilökunta ja aika on kortilla, kannattaa varata rahaa siihen, että voi ostaa pidemmälle prosessoidut tuotteet, esim. valmiiksi pestyt, keitetyt ja pilkotut perunat.
Millaisia allergioita ja erikoisruokavalioita on? Millaiset ervit keittiö on valmis toteuttamaan? Monet erikoistuotteet, esim. gluteenittomat tuotteet, ovat vastaavia normiversioita kalliimpia.
Ostaako kaupassa halvimman mahdollisen vaihtoehdon, vai laadukkaamman / paremman / kotimaisen / eettisemmän vaihtoehdon? Näistä tulee nopeasti useiden kymppien ero kun on isompi joukko ruokittavana.
Mikä vuodenaika on? Eri kasvisten hinnat ja saatavuus vaihtelee vuodenajan mukaan.
Missä kaupassa asioi, ja ostaako kaikki samasta kaupasta vai taktikoiko mistä ostaa mitäkin? Hyödyntääkö tarjouksia? Kauppojen välillä voi eri tuotteiden hinnoissa olla isoja eroja.
Millaisista tyypeistä pelaajakunta koostuu, onko enempi isoja miehiä vai pienikokoisia naisia? Vaikuttaa siihen, paljonko ruokaa menee.
Kuinka paljon porukka kuluttaa energiaa pelissä? Jos juostaan paljon kylmässä ulkona, ruokaa menee enempi. Jos taas istuskellaan helteisenä kesäpäivänä ja tunteillaan, ihmiset syö vähempi.
Kuinka emotionaalisesti intensiivinen larppi on? Jotkut ei pysty syömään paljonkaan jos on tällainen larppi, toiset taas muuttuu nopeasti nälkäisiksi. Aika sattumankauppaa, millaisia pelaajia osuu kohdalle, ja mitä pienempi peli sen enempi yksilönvaihtelulla on väliä ruuan menekkiin.
Onko jotain saatavilla jo ilmaiseksi, esim. ylijäämäruokia toisesta tapahtumasta / larpista, yhdistyksellä jotain keittiökulutustarvikkeita valmiina jne?

Esimerkiksi Epel Larpin larpeissa koko viikonlopun ruuat ovat vaihdelleet välillä 6,80 – 12,60 € per henkilö (n. 60 osallistujaa). Ensimmäisessä oli edullista perusmurkinaa ilman hienouksia (v2017), ja toisessa vähän hintavampia ruokalajeja kuten lohta (v2013). (Huom! kummatkin larpit saivat keittiötarvikkeita ja joitain kuivamuonia ilmaiseksi yhdistyksen varastosta, eli ei kannata käyttää lukuja suoraan jos tällaisia ei saatavilla.)

Aiemmin budjetin peruskaavassa oli viikonlopun ruuat 10 €/syöjä. Tämä riittää edelleen vuonna 2022 edulliseen kouluruokatyyliseen ruokaan, mutta turvallisempi on laskea 12 €/syöjä nyt (2022) kun inflaatio on kiihtynyt ja ruuan hinta noussut. Kannattaa siis huomioida myös, paljonko ruuan hinta on noussut siitä kun nämä esimerkit on annettu tai kun viimeksi järjestit.

Matkakorvaukset
Matkakorvauksien määrään vaikuttaa a) keille kaikille korvataan, eli monelleko pitää korvata b) kuinka kaukana pelipaikka on niistä, joille korvataan c) bensan hinta pelin aikaan d) tullaanko kimppakyydeillä, junalla/julkisilla vai yksin autolla. Täydet kimppakyydit halvin, juna ja yksin autoilu semi-kallis tai superkallis.

Yleensä hyvän tavan mukaista on korvata matkat (kohtuudella) kaikille, jotka ovat larpissa off-puolella töissä, eivätkä pelaa itse. Esimerkiksi keittiöhenkilökunta, tukihenkilö, valokuvaaja ja ei-pelaava pelinjohto sekä pelin ruuat ja tarvikkeet kuljettavat autot (sis. ruokaostosreissut yms). “Kohtuudella” tarkoittaa yleensä sitä, että maksetaan kimppakyydin hinta, mutta ei sitä jos joku huristelee yksin tai kaksin autolla ja kieltäytyy kyytiläisistä vaikka sellaisia olisi ja mahtuisi, tai tulee jostain kaukaa junalla, jonka lipun on ostanut viime tipassa vaikka olisi pyydetty ostamaan aiemmin kun halvempia oli tarjolla. Pelinjohto pääsee yleensä halvemmalla matkakorvauksissa, jos huolehtii ajoissa itse siitä, että kaikilla apulaisilla on kimppakyyti paikalle. Kannattaa kuitenkin varata budjettiin vähän ekstraa viime hetken peruutuksien ja siitä koituvien viime hetken junalippujen yms varalle.

Oma kantani on, että enempi pelaavien NPC:den tai pelaajahahmoja pelaavan pelinjohdon matkoja ei korvata, sillä he tulevat peliin pelaamaan ja pitämään hauskaa joten voivat ihan hyvin maksaa itse matkat (mutta mielestäni pelimaksua taas ei tulisi yleensä periä näiltä, mutta se onkin sitten toinen keskustelu). Tämä on myös sen vuoksi, että etenkin jos pelinjohtoa ja NPC:tä on paljon ja pelipaikka vähän kauempana, niin matkakorvaukset nousevat helposti useisiin satasiin, mikä taas voi nostaa pelin pelimaksun pienituloisten ulottumattomiin jne. Jos kuitenkin asiasta tiedotetaan ennen peliä (eli pelaajat tietävät ilmotessaan mihin ne rahat käytetään), niin näillekin voi pelinjohdon niin valitessa maksaa ihan hyvin korvauksia – varsinkin jos pj:t ja NPC:t ovat itse pienituloisia / hankalassa taloudellisessa tilanteessa tai heitä on vain vähän, niin ihan hyvin voisi korvata matkat pelibudjetista, on se pelin tekeminen sen verran iso ja piilokustannuksia sisältävä homma.

Tulostuskustannukset
Jotkut tulostavat omaan piikkiin, mutta näistä muodostuu nopeasti sen verran iso kulu etenkin isommassa pelissä jossa on peliohjeita/kirjeitä tms, että on hyvä korvata. Ensin kannattaa selvittää yhden mustakasetin hinta (kts. hinta sieltä mistä aiot seuraavan mustekasetin ostaa), ja montako sivua sillä voi tulostaa (tieto selviää joko laitteen valmistajan sivuilta tai edellisten omien laskelmien perusteella). Sen perusteella voi sitten laskea, paljonko on yhden sivun hinta ja montako sivua oletettavasti pitää tulostaa. Mustesuihku on sivuhinnaltaan paljon kalliimpi kuin laser, mikä kannattaa pitää mielessä etenkin jos pitää tulostaa paljon. Myös kuvien tulostaminen on kalliimpaa kuin tekstin.

Tarvikkeet / lavasteet
Näihin tarvittavan rahan määrään vaikuttaa erityisesti se, että a) kuinka paljon on käytettävissä ilmasta tavaraa, esim. järjestetäänkö yhdistyksen kautta joilta saa ilmaiseksi tavaraa, onko pj:llä omasta takaa roinaa jota voi käyttää tai onko edellisestä larpista jäänyt jotain yli jne ja b) kuinka paljon juonia pelissä on (–> mitä enemmän, sen enempi niihin yleensä tarvitaan tarvikkeita) c) kuinka paljon lavastuksia tehdään, ostetaanko / vuokrataanko / saadanko ilmaiseksi lainaan lavasteita d) askarrellaanko paljon itse ja pitääkö matskut ostaa vai dyykataanko matskut.

20 euroa ei riitä paljon mihinkään: sillä voi ostaa suurinpiirtein paketin paperia ja sinitarraa, 1 rullan ilmastointiteippiä ja maalarinteippiä ja klemmareita. 500 eurolla sen sijaan saa jo ihan hyvät lavasteet, jos osan tavaroista vuokraa ja saa ilmaiseksi ja käyttää askartelumatskuissa mahdollisimman paljon roskisroinaa kuten käytettyjä pahvilaatikoita ja sanomalehteä. Jos kaikki pitää ostaa ja haluaa näyttävät lavastukset, niin puhutaan kyllä jo useiden tuhansien lavastusbudjetista.

Jos lavastuksia ei tehdä, ja tarvitaan lähinnä joitain edullisia juoniesineitä ja perusjuttuja, ja kalliimmat jutut kuten ensiapulaukku ja kylmälaukut löytyy jo valmiina, niin 50-100 euroa riittänee, ja pikkupelissä tai tuomalla omia tavaroita pelin käyttöön tietty pärjää vielä pienemmällä.

Jos taas peli on iso, siinä on paljon juonia, tehdään isot lavastukset joista lähes kaikki saadaan ilmaiseksi yhdistykseltä, niin voi mennä 150-300 € tarvikkeisiin, koska pitää ostaa enempi kulutustavaraa lavasteiden pystyttämiseen ja juonitarvikkeisiin voi mennä myös yllättävän paljon. Esim. gaffateippi on kallista, sinitarraa menee useampi paketti, tarvitsee naruja, tusseja, paperia, klemmareita, muovimunia ja höyheniä ja maalia sitä yhtä juonta varten jne. Eli jos tarvitsee ostaa niitä lavasteita (kuten kankaita tai valoja) tähän vielä lisäksi päälle, niin vielä sen mukaisesti noiden perustarvikkeiden päälle lisärahaa. Edullisemmin ja ympäristöystävällisemmin saa todennäköisesti vuokraamalla lavasteet, kuin ostamalla itse.

Hätävara
Jos varasi jo aikaisempiin kohtiin marginaalia / kalliimman skenaarion mukaan, niin pienempi hätävara riittää. Jos taas teki aika optimistisen budjetin, niin hätävaraan kannattaa varata enempi. Hätävaran tarkoitus on auttaa silloin, jos peliin pitääkin hankkia jotain mitä ei tajunnut budjettia suunnitellessa, onkin arvioinut jonkun kohdan kulutuksen metsään, tulee yllättäviä tilanteita, esim. auto hajoaa ja kaikkien keittiötyyppien pitääkin tulla junalla tms.

Jos hätävara jää käyttämättä, niin sen voi esim a) luovuttaa yhdistykselle harrastuksen yhteiseen käyttöön b) säästää seuraavaa osaa varten c) käyttää pelinjohdon kiitoskokouksen tarjoiluihin tms d) Palauttaa peruneille pelimaksuja e) lahjoittaa Larpfundiin. Jos ylijäämä on iso, niin lähtisin palauttamaan rahoja kaikille pelaajille ainoastaan, jos rahaa olisi jäänyt yli tyyliin vähintään 10 € / osallistuja, jotain suurempaa luvattua on jäänyt toteuttamatta jne. Tämä siksi, että rahojen palautus on niin työläs rumba.

BUDJETISSA PYSYMINEN
Rahan kulua kannattaa ehdottomasti seurata koko ajan, ja merkata kirjanpitoon jokainen ostettu asia sitä mukaa kun niitä ostaa. Näin kannattaa tehdä myös esim. ruokakaupassa ollessaan, niin tietää että onko ostoskärryn sisältö budjetissa, niin ei tule ikävää ylläriä kassalla. Rahan seuraus on ainoa keino tietää, paljonko rahaa on vielä käytettävissä.

Jokaisen hankinnan kohdalla kannattaa miettiä, onko se oikeasti tarpeellinen, onko siihen varaa tai olisiko edullisempia ja parempia vaihtoehtoja. Kannattaa myös koko ajan pitää mielessä asioiden hinta-hyötysuhde: ei kannata ostaa 30 euron juttua, jonka näkee vain muutama pelaaja, mutta 30 euron juttu voi olla kannattavaa ostaa, jos sen näkee kaikki ja sillä on merkittävä impakti pelin näyttävyyden / sisällön kannalta, tai jos sen ansiosta pelin järkkääminen muuttuu stressaavasta kivaksi tms.

50 osallistujaa, joista 5 offhenkilökuntaa, 5 mukana pelaavaa pelinjohtoa ja 2 NPC:tä, eli 38 maksavaa pelaajaa.
Kestää pe-illasta su-päivään ja tapahtumassa tarjotaan koko viikonlopun ruokailut (2x iltapala, 2x aamupala, lounas & päivällinen). Ruoka on hyvää perusruokaa.
Pelipaikka on 1,5 tunnin ajomatkan päässä pelinjohdosta, vain offhenkilökunnan ja ruoka/proppi-autojen matkat korvataan, mutta pelinjohdon tai NPC:den matkoja ei. Jokunen off-henkilö tulee hieman kauempaa 3 tunnin päästä. Suurin osa tulee kimppakyydeillä, 1-2 kohtuuhintaista junamatkaa.
Tulosteita ei tarvita valtavaa määrää, lähinnä pitää tulostaa infoja, ohjeita ja kourallinen kirjeitä ja muutama peliohje mutta käytössä on vain mustesuihku, ei laser.
Pelipaikkaa ei lavasteta, ja käytössä on jo valmiina perustarvikkeita kuten ensiapulaukku ja kylmälaukkuja. Lähinnä pitää ostaa teippiä, tuorekelmua, paperia, kirjekuoria, muutama juonitavara yms sälää.
Kaksi henkilöautoa ruokien ja tarvikkeiden kuskaukseen saadaan käyttöön ilmaiseksi, bensojen hinnalla.

Pelipaikan vuokra 700 €
Ruoka 600 €
Matkakorvaukset 120 €
Tulosteet 25 €
Tarvikkeet 100 €
Hätävara 80 €
MENOT YHT 1625 €

Maksavia osallistujia 38 hlö, joten pelimaksu 42,76 euroa, jonka voi pyöristää esim. 43 euroon.